DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DU BUDGET

Amélioration et Développement
du Système d’Information de la Gestion des Ressources Humaines
- SIGRH -

Présentation du Système de l’Information existant
Une meilleure connaissance des ressources humaines du département de l’Enseignement Supérieur de la Formation des Cadres et de la Recherche Scientifique passe par un travail rigoureux d’inventaire et d’évaluation des cadres et agents. Ce dernier s’entend comme étant un travail de photographie très ciblé des ressources humaines existantes.
C’est pourquoi il doit revêtir un caractère à la fois qualitatif et quantitatif en vue de disposer d’une vision globale, d’abord descriptive, ensuite explicative de nature à alimenter la réflexion pour définir une politique et des plans d’action.
La situation actuelle du système d’information sur les ressources humaines du département se caractérise par l’existence, depuis bientôt une décennie, d’une base de données qui est le résultat de l’intégration du Système de Gestion Intégré du Personnel de l’Etat (S.G.I. P.E).
Elle est actuellement le seul et unique outil qui assure le stockage et l’exploitation des données liées au personnel. Cependant les informations disponibles au niveau de la base de données ne portent pas sur tous les aspects de la gestion des ressources humaines, d’où la nécessité de la faire évoluer pour en faire un outil fiable et pertinent dédié au service de cette dernière.
Etat des lieux de la Base de données
La base de données du département consiste en un progiciel GIPE qui permet essentiellement d’échanger les enregistrements de communications de données entre les Services de Gestion (Ordonnateur) et le Contrôleur Central des Engagements des Dépenses (CCED), et de suivre la situation des postes budgétaires.
Elle est constituée d’approximativement 100 tables dont les principales contiennent plus de 20000 enregistrements chacune. Ces données sont de différents types : Caractères, Dates, Nombres, Textes enrichis,…
Cependant, le progiciel GIPE-ORD, mis en œuvre en 2000 par le département du CGED (Contrôleur Général des Engagements des Dépenses) et que d’autres ministères, y compris le département de l’Education National, utilisent en mutualisation, apporte avec lui certaines contraintes techniques qui sont pour l’essentiel :

Les programmes sources sont la propriété du CGED, les autres départements ne possèdent que les exécutables. Cela n’est pas le cas pour le département de l’Enseignement Supérieur de la Formation des Cadres et la Recherche Scientifique où la Cellule Informatique relevant de la Division des Ressources Humaines se charge du développement, de l’entretien et de l’exploitation de son propre Système – GIPE.
Toute extension du système, soit à d’autres catégories de personnels (occasionnels par exemple), soit à d’autres fonctionnalités (Gestion des emplois, gestion de la formation, gestion sociale) doit se faire en dehors de ce système.
Pour garder un minimum de cohérence entre le système GIPE-ORD et les extensions, il faudrait adopter un système de codification commun permettant de rassembler, pour les besoins d’un traitement (exemple : tableau de bord), l’ensemble des données dans une base de données unifiée.

Par ailleurs, il y a lieu de relever un dysfonctionnement propre à la Division des Ressources Humaines :

Il s’agit de l’exploitation à hauteur de 97% de son parc informatique dans des taches purement bureautiques au lieu d’en faire un outil dédié à la gestion et l’exploitation des données, une plate-forme de recherche, d’assistance de perfectionnement.
Ce parc est constitué de 23 PC, 7 terminaux pour les agents de saisie, 7 imprimantes dont 6 laser et une géante pour l’édition sur listing, et un serveur HP,
La cellule informatique - chargée d’assurer la maintenance, le suivi du système GIPE et le développement de nouveaux applicatifs – se compose de 5 cadres,
Dans l’état actuel de la base de données, certains aspects de gestion des ressources humaines sont encore mal appréhendés et des questions particulières demeurent sans réponses.

C’est pourquoi l’essentiel du travail au niveau de la Direction des Ressources Humaines et du Budget porte sur la recherche de la meilleure voie permettant de tirer le meilleur profit de la base de données en dépassant ses propres limites en vue de rendre possibles certaines opérations :

Réalisation des tris croisés ;
Apport d’un éclairage utile sur certaines dimensions des ressources humaines.

Perspectives de développement de la Base de Données
L’informatisation du futur système d’information de la gestion des ressources humaines, implique une recherche de solutions pour pallier :

La contrainte du GIPE-ORD dont les programmes ne peuvent être ni modifiés, ni étendus ;
La caducité du système utilisé pour la gestion des ressources humaines.

Trois solutions s’offrent au département l’Enseignement Supérieur de la Formation des Cadres et de la Recherches Scientifique pour faire évoluer sa Base de données vers un nouveau système d’information :

Constituer une Base unique des ressources humaines

Quelque soit la solution retenue du futur système d’information, la relation USAGER ADMINISTRATION en matière de communication et d’échange d’informations, doit être pris en considération dans la stratégie de développement.

Afin d’assurer le passage de la gestion des carrières administratives à la gestion des ressources humaines, la Direction des Ressources Humaines et du Budget devrait généraliser le système informatique comme seul et unique moyen de gestion.
En plus de la base de données du S. G. I. P. E , un ensemble d’applications informatiques interconnectées doivent être développées dans le but d’instaurer une base de données générale permettant le stockage et l’exploitation de toutes les informations et données liées à la gestion des ressources humaines.
Un nouveau système de gestion des ressources humaines, plus intégré et évolutif, doit être mis en place pour répondre aux besoins de la Direction des Ressources Humaines et du Budget. Celui-ci doit avoir comme objectifs de:

Mettre en phase l’ensemble des fonctions assurées par le système actuel (gestion intégrée du personnel de l’état) ainsi que les nouvelles fonctions identifiées dans le cadre des obligations du comité GIPE.
Permettre la prise en charge progressive des évolutions organisationnelles, notamment la décentralisation de la saisie des actes de gestion au niveau des universités.
Assurer la gestion prévisionnelle des effectifs et des crédits à l’aide de différents outils de simulation.
Assurer le pilotage de la fonction RH par la production automatique de tableaux de bord à l’aide d’instruments maîtrisables par la Direction.
Permettre les importations et les exportations de données, en provenance ou vers les outils bureautiques standard.
Le contour fonctionnel du nouveau système devrait s’articuler autour de la gestion des éléments suivants :
Gestion du personnel. (SGIPE) ;
Gestion de la loi cadre ;
Gestion des occasionnels ;
Gestion des examens professionnelles et concours ;
Gestion du bureau d’ordre ;
Gestion des équivalences ;
Gestion décret, note, (bulletin officiel) ;
En matière d’action sociale, extraction d’information vers des outils externes (ex. pour la Fondation Mohammed VI) :
Mise à disposition d’outils de gestion prévisionnelle des carrières et des Compétences ;
Système d’archivage ;
Masse salariale.
Les données à collecter doivent avoir trait à :
L’âge des agents ; différents statuts ; cadres et grades ; ancienneté dans la structure ; ancienneté dans l’emploi ou la fonction ; sexe ; niveau de formation ;
Affectation ;
turn-over ;
Situation familiale ;
Nombre de formation qualifiantes suivies durant les dernières années ;
Nombre de jours formation suivis ;
Taux d’absentéisme pour divers motifs ;
Métiers ou emploi occupés antérieurement ;…
S’agissant des aspects inhérents au matériel, il est nécessaire d’engager les mesures suivantes :
Le redéploiement dans l’immédiat du matériel informatique existant, et définition des besoins pour le futur ;
Le développement et la rénovation du parc informatique de la Direction des Ressources Humaines et du Budget lors des deux prochaines lois de finances 2005 et 2006 ;
L’affectation de locaux appropriés au personnel de la Cellule Informatique.

Quand au volet tenant au potentiel humain, l’intérêt doit porter sur les démarches suivantes :

Renforcer la Cellule Informatique par le recrutement de compétences dans le domaine informatique (Ingénieurs, Analystes-programmeurs, Techniciens) ;
Prévoir un large programme de formation et perfectionnement de l’ensemble du personnel de la Division des Ressources Humaines, ainsi que sa sensibilisation et sa responsabilisation,…
Instaurer un nouveau système de travail (travail de groupe sous forme de cellules et coordination entre elles en matière de gestion et d’échange d’informations).

Pour ce qui est de la pérennité du système de l’information sur les ressources humaines, il y a lieu de prévoir obligatoirement une organisation, voire un système de recueil et de contrôle de données et de procédures à même de garantir sa mise à jour de façon systématique et rapide.
Cela est d’autant plus nécessaire que les Bases de données posent fréquemment un problème de maintenance et de mise à jour régulière dont l’absence risque de les rendre inutilisables du fait de la désuétude de leur contenu.